Aplicación del modelo BPMN

¿Qué es la notación BPMN?

BPMN (por su sigla en inglés Business Process Modeling Notation) significa «Notación para el modelado de Procesos de Negocios» es una notación gráfica que describe la lógica de los pasos de un proceso de Negocio. Esta notación ha sido especialmente diseñada para coordinar la secuencia de los procesos y los mensajes que fluyen entre los participantes de las diferentes actividades. BPMN proporciona un lenguaje común para que las partes involucradas puedan comunicar los procesos de forma clara, completa y eficiente. 

El objetivo de un BPMN es ofrecer una representación visual de un procedimiento de negocio específico para que todos los interesados puedan comprenderlo. De este modo, las diferentes unidades de negocio pueden ver la colaboración y las transacciones que se llevan a cabo dentro de una organización.

¿Qué tiene de bueno?

Al tratarse de un estándar que ha sido adoptado por la mayoría de las suites BPM y modeladores de procesos de negocio, les da a todos los analistas de negocio y desarrolladores, un lenguaje común para representar los distintos flujos de trabajo que tienen que modelar. La notación es sencilla y fácil de comprender pero sobre todo da una capacidad de expresividad que hace al modelado de procesos una tarea simple.

¿Por qué es importante modelar con BPMN?

• BPMN es un estándar internacional de modelado de procesos aceptado por la comunidad.
• BPMN es independiente de cualquier metodología de modelado de procesos.
• BPMN crea un puente estandarizado para disminuir la brecha entre los procesos de negocio y la implementación de estos.
• BPMN permite modelar los procesos de una manera unificada y estandarizada permitiendo un entendimiento a todas las personas de una organización

Símbolos comunes de BPMN

1. Eventos

Los eventos son estados que nos indican que en el proceso de negocio algo importante ha ocurrido. En BPMN los eventos pueden iniciar un proceso, ser provocados durante el proceso o terminar un proceso. Los eventos que han ocurrido son condiciones generadas por una causa externa. Estos pueden ser eventos de inicio o intermedios. Los eventos desencadenados son condiciones generadas por el propio proceso y pueden ser eventos intermedios o finales.

2. Actividades

Las actividades se utilizan para representar los pasos individuales del proceso en los diagramas de BPMN.

3. Compuertas

Por regla general, los procesos no siempre son lineales, sino que consisten en divisiones y fusiones. Estos se representan en el flujo de secuencia de un modelo por medio de compuertas de enlace o gateways.

4. Conectores

Todos los elementos de flujo utilizados en un proceso BPMN están conectados a través de los llamados flujos de secuencia.

5. Piscinas y carriles 

Los pasos individuales de un proceso son llevados a cabo por los participantes en el mismo. En BIC Process Design estos están representados como unidades organizativas, roles, sistemas y servicios de TI. En BPMN, se utilizan piscinas y carriles para representar a los diferentes participantes del proceso.

6. Artefactos 

Para que el diseño de sus procesos de negocio en BPMN sea aún más claro, se ha incluido en el estándar BIC para modeladores otros artefactos.

Consejos clave para el modelado de procesos de negocio

1. Defina claramente el alcance del proceso con un principio y un final.
2. Primero puede mapear el proceso comercial actual para resaltar las ineficiencias antes de modelar una mejor manera con BPMN.
3. Apunte a diagramas BPMN que entren en una página, incluso si la página es del tamaño de un póster, como algunos lo son.
4. Diseñe los flujos de secuencia horizontalmente. Muestre asociaciones y flujos de datos verticalmente.
5. Puede crear diferentes versiones del diagrama para diferentes partes interesadas, según el nivel de detalle necesario para su función.
6. BPMN no es apropiado para modelar estructuras organizativas, desgloses funcionales o modelos de flujo de datos. Aunque BPMN representa algunos flujos de información en los procesos comerciales, no es un diagrama de flujo de datos (DFD).

En Internet podemos encontrar aplicaciones de uso gratuito en línea como Lucidchart, demo.bpmn.io entre otras que permiten la elaboración de los diagramas BPMN, abordemos el siguiente ejemplo cuando se requiere entregar el producto a los clientes, antes de ello se debe confirmar el pago por parte del cliente, el cual tiene 2 opciones: pago con tarjeta de crédito y pago en efectivo o cheque. Cuando esta operación fue confirmada se procede a la entrega del producto y se termina el proceso. Por tanto, el diagrama BPMN podría ser de la siguiente manera:

5 ejemplos de empresas que utilizan BPM en sus procesos de negocios

• Gestión moderna con el uso de BPM en Bodytech

La red Bodytech de gimnasios adoptó las herramientas BPM para automatizar los procesos de negocios y obtener un mayor control administrativo. La mejora en la comunicación y la posibilidad de seguimiento de los procesos fueron los principales beneficios identificados.

• La automatización de procesos en Equinix Data Center

Después del piloto en 2010, la empresa Equinix Data Center, famosa en el escenario de centros de datos, comenzó a utilizar herramientas de BPM en diversas áreas de apoyo a la operación. La normalización y la transparencia fueron los principales beneficios para el cliente interno.

• Apertura de tiendas de conveniencia del Bureau Veritas

Empresa líder mundial en ensayos, inspección y certificación, Bureau Veritas automatizó los procesos de prestación de servicios de auditoría en la apertura de tiendas de conveniencia. Se determinó una mejora del 50 % en la productividad del personal.

• Oficina de procesos en Sebrae RJ Brazil

Después del proyecto de mapeo, la unidad del Sistema S del Sebrae RJ, buscaba una herramienta para automatizar los procesos y encontró en BPM esta posibilidad. Hoy en día cuenta con varias áreas usuarias para gestión de personas, tecnología de la información, procedimientos administrativos y oficina de procesos.

• El grupo ITMSS

Que se especializa en la gestión de viajes empresariales necesitaba un software para gestionar un nuevo servicio compartido. Con la implementación de BPM el cliente logró centralizar el equipo de TI, todo el trabajo de administración, mantenimiento, finanzas y marketing.

Ejemplo laboral aplicado a la industria azucarera

A través de la aplicación del modelado con BPMN aplicado al proceso de la Elaboración de Azúcar dentro de  un Ingenio azucarero nos permite conocer más la interacción entre los procesos a través de sus entradas y salidas, por ejemplo, en la imagen que se muestra a continuación diseñamos la interacción entre los procesos básicos para elaborar azúcar desde que la caña se encuentra en el campo y es cosechada por los productores cañeros posteriormente es transportada al Ingenio para ser procesada, una vez allí es ingresada al proceso de batey-molinos donde con ayuda de la maquinaria se extrae la mayor cantidad de juego de la caña de azúcar, posteriormente este jugo es tratado en el proceso de elaboración a través de múltiples operaciones unitarias para tener como salida el azúcar conforme, cuando es no conforme se envía a reproceso. La otra salida de batey-molinos que es bagazo con baja humedad se usa en las calderas para la generación de vapor sobrecalentado necesario en la operación de la fábrica. A través de los símbolos se puede entender de manera gráfica como es la interacción entre estos procesos. 

Es de apreciarse que la notación BPMN resulta muy útil para mostrar gráficamente procesos muy complejos dentro de una organización como en el caso del Ingenio azucarero, pero además nos puede ayudar a documentar operaciones o subprocesos que intervienen dentro de la organización, algunos de ellos pueden ser:

• Como ejecutar un técnica analítica en el laboratorio para liberar azúcar de acuerdo a las especificaciones de las NMX.
• El proceso para solicitar un permiso.
• La operación para retirar materiales del almacén general.
• Los pasos a seguir para actualizar un documento en la intranet.

Desde luego con esta implementación se pueden lograr muchos beneficios al emplear BPMN en el modelado de los procesos, podemos destacar las siguientes dentro del ingenio azucarero:

• Visualizar datos de las variables.
• Especificaciones solicitadas por los procesos clientes.
• Ejecución apropiada de las actividades.
• Estandarización de actividades, permitiendo llevarlas a cabo de forma planificadas y ordenadas. 

Recapitulemos 

Finalmente, con toda la información que hemos revisado hagamos un repaso mediante el siguiente video en el cual abordamos como ejemplo la creación de un BPMN en una empresa prestadora de servicio, que incluye desde la cotización hasta la entrega del servicio y la evaluación de la satisfacción del cliente. Es importante observar la interacción de todos los elementos BPMN y la aplicación paso a paso para modelar un proceso. 

Fuente: https://youtu.be/ft_4Fl-WMuY

Conclusiones

BPMN es una notación para modelar procesos de negocios, la cual aporta mucho valor a las empresas que lo utilizan ya que permite modelar de manera general el proceso de la organización para obtener el producto o servicio final de acuerdo al giro de la empresa, pero no solo eso, sino que además permite modelar los procesos  y subprocesos que interaccionan dentro, con los símbolos que se emplean se puede apreciar de una manera más gráfica el funcionar de cada proceso y de esta forma cada uno de ellos puede enfocarse en obtener los resultados previstos buscando satisfacer las necesidades o requerimientos de su cliente, es decir, al proceso siguiente en la cadena del negocio. Cuando una herramienta permite modelar sobre BPMN y pasar a la ejecución de esos procesos mediante un clic, se logran beneficios muy relevantes. Se aumenta la eficiencia y eficacia, principalmente por la reducción de costos y mejora en la calidad del proceso. Se gana en escalabilidad, al tener los procesos normalizados y automatizados.

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